Konferanse Småland

Forespørsel - Behovsanalyse - Tilbud/forslag - Bestilling - Detaljplanlegging

Tjenesten som er beskrevet nedenfor er gratis for deg som kunde. Den finansieres av de anleggene som er en del av det digitale nettverket Konferensanläggningar.se. Prisene du mottar, er de prisene som anleggene har satt, dvs. uten endringer eller tillegg.

Forespørsel

Ved å sende en forespørsel til oss hjelper vi deg med å nå ut til alle konferansefasiliteter som matcher dine krav og ønsker på få sekunder. Det digitale nettverket Konferensanläggningar.se omfatter mer enn 3 000 anlegg - hvorav ca. 600 i Sør-Sverige og totalt ca. 2 500 i Sverige - et meget bredt utvalg av møtefasiliteter som vi når med et tastetrykk; slott, herregårder, byhotell, vertsgårder, resorter, spahotell, hideaways, kurslokaler og kongressentre - i alle prisklasser fra lavbudsjett til luksus.

Behovsanalyse

Når vi har mottatt forespørselen din, kontakter vi deg (vanligvis per telefon) for å bekrefte at vi har mottatt forespørselen din. Vi sjekker flere detaljer, krav og ønsker som er viktige for arrangementet ditt - slik at vi kan gi deg et så passende og matchende forslag som mulig. Jo flere detaljer, desto mer presist blir forslaget, for eksempel et bestemt geografisk område, en bestemt beliggenhet, kanskje en bestemt type anlegg, muligheten for å gjennomføre en bestemt aktivitet, nærhet til offentlig transport, budsjettnivå og mange andre kriterier. En "flaskehals" som i stor grad begrenser utvalget av tilgjengelige fasiliteter, er ofte datoen for konferansen. Hvis du kan tenke deg alternative datoer, kan vi som regel finne flere ledige lokaler.

Tilbud

Basert på behovsanalysen tar vi kontakt med alle fasilitetene som samsvarer med dine krav og ønsker. Fasilitetene lager sine tilbud, setter priser, svarer på detaljerte spørsmål osv. direkte i vårt bookingsystem Orkidé (som er en integrert del av Konferensanläggningar.se). Det betyr at alle forslagene fra anleggene har en enhetlig struktur, noe som gir deg som kunde god oversikt når du skal sammenligne de ulike alternativene.

Du mottar tilbudet i form av en e-post med en lenke som tar deg rett inn i vårt bookingsystem. Du kommer til en presentasjon der du kan gå gjennom de ulike tilbudene, sammenligne totalkostnader, se anleggenes geografiske plassering på et kart og alle detaljer som er spesifisert, for eksempel priser, svar på viktige spørsmål og avbestillingsbetingelser.

Hvis du ønsker å bestille i henhold til spesifikasjonen, kan du gjøre det digitalt direkte i presentasjonen ved å trykke på BOOK-knappen for det anlegget du ønsker. Men ofte kan det være behov for å justere noen detaljer, diskutere pris osv. - og da kan du ringe direkte til vår ansvarlige koordinator, eller sende en e-post.

Vårt bookingteam har omfattende kunnskap om og erfaring med konferanseprogrammet. Vår koordinator er selvsagt tilgjengelig for råd og anbefalinger. Vi bistår også gjerne med prisforhandlinger. Hvis du ønsker å komme og se fasilitetene - gi beskjed til vår koordinator, så arrangerer vi omvisninger.

Bestilling

Kontakt vår koordinator når du ønsker å bestille (e-post eller telefon). Du kan også bestille ved å klikke på BOOK-knappen i den digitale presentasjonen. Når bookingen er gjennomført, vil du motta en byråbekreftelse fra oss. Den bookede virksomheten vil motta en identisk bekreftelse.

Bookingbekreftelsen er en utfyllende spesifikasjon av konferansebestillingen, inkludert datoer, poster og alle betingelser.

Det bookede stedet vil deretter sende deg sin bookingbekreftelse/bookingkontrakt (bookingkontrakten inngås mellom din organisasjon og det bookede stedet).

Detaljplanlegging

Når bestillingen er gjennomført, overtar konferansestedets konferanseplanlegger den direkte kontakten med deg som kunde. I god tid før konferansestart blir du kontaktet for en gjennomgang av "timeplanen"; ankomsttidspunkt, kaffepauser, eventuelle allergier og mye mer.

Ved planlegging av mer komplekse arrangementer tilbyr Kontur Konferens en prosjektlederfunksjon (denne tjenesten er ikke gratis). Prosjektlederen bistår med koordinering og rådgivning i hele planleggingsfasen; for eksempel utarbeidelse av program, invitasjoner, deltakeradministrasjon, møteteknikk, booking av eventuelle foredragsholdere, underholdning og transportløsninger.

Vår prosjektleder kan også være på plass som koordinator under konferansen.

Oppfølging

Etter konferansen sender vi deg en evaluering, der du har mulighet til å gi en vurdering av konferanseanlegget, samt skrive egne kommentarer om opplevelsen. Evalueringssvarene er svært verdifulle for oss, da vårt arbeid med råd og anbefalinger dermed baserer seg på løpende kvalitetsoppfølging.

Hvis du har spørsmål om hvordan vi jobber, er du alltid velkommen til å ringe eller sende en e-post til vårt bookingteam - 040-23 12 12 12, 031-15 70 80 - eller sende oss en e-post på eller bokning@konturkonferens.se.

Med vennlig hilsen,

Bookingteamet, Kontur Konferens AB