KONFERENSANLÄGGNINGAR.SE
DET NORDISKA NÄTVERKET FÖR KONFERENSBOKNING konferens i norden Kontur Konferens


KONFERENSANLÄGGNINGAR.SE - HÄR FINNER DU MER ÄN 1000 HOTELL OCH ANLÄGGNINGAR FÖR KONFERENS I HELA SVERIGE HÄR FINNER DU MER ÄN 1 000 HOTELL OCH ANLÄGGNINGAR FÖR KONFERENS I HELA SVERIGE

Konferensavtal - samordna konferensbokningar och effektivisera mötesadministrationen

Konferensavtal - Premiumkund

Teckna Konferens-avtal med Kontur – Kostnadsfria tjänster med många fördelar
• Samla företagets konferensbokningar till en kontaktpunkt
• Minimerad ”söktid” för Dig och Dina medarbetare
• Effektiv service – vi lär känna varandra, Era stående kriterier och mötespolicy
• Konturs oberoende ger bredast tänkbara urval – ett ramavtal med 500+
konferensanläggningar i alla prisnivåer, många med rabatterade avtalspriser
• Konferensförslag baserade på regelbunden kvalitetsuppföljning
• Onlinestöd för konferensplanering och deltagaradministration
• Samlad rapportering av mötesbokningar och kostnader


För alla detaljer, kontakta oss på 08-583 610 60 eller skicka email till Bobo.Karlsson@Konturkonferens.se

Här nedan följer en mer detaljerad sammanfattning av Konferensavtalet

Dedikerad kontaktperson hos Kontur
Kontur tillhandahåller en särskilt utsedd kontaktperson som ansvarar för Kundens uppdrag. Kontaktpersonen skall ansvara för att Kontur äger erforderlig kunskap om Kunden och dess behovsprofil vad avser konferenser, med mål att kontinuerligt tillhandahålla Kunden en effektiv och maximalt verksamhetsfrämjande tjänst.

Exempel på kostnadsfria tjänster
Kontur tillhandahåller följande kostnadsfria tjänster till Kunden:
- Rådgivning gällande selektering och val av konferensanläggningar
- Sökning och specifikationer av lämpliga konferensalternativ
- Bokning av konferensanläggningar
- Rådgivning (”Speaking partner”) i samband med planering och utformning av konferenser
- Onlinebaserade konferenstjänster med särskilt Login för Kundens konferensbokare.
- Seminarier, visningsresor och andra arrangemang för Kundens konferensbokare

Kunden förbinder sig att vid behov av ovan specificerade tjänster använda sig av Kontur Konferens, där så är möjligt.

Uppstartsmöte
Kunden och Kontur Konferens skall i anslutning till att avtalet undertecknats genomföra ett uppstartsmöte. Uppstartsmötet skall innefatta orientering om Kundens verksamhet och organisation, bokande enheter och kontaktpersoner samt, i förekommande fall, återkommande mötesparametrar, mötescykler/-mönster och bokningspolicy.

Förfrågningar och konferensbokningar – processen i sammanfattning
Förfrågan skall i första hand göras via via telefon, e-mail eller genom särskilt av Kontur framtaget webbaserat formulär. Det webbaserade formuläret kan på Kundens önskemål göras tillgängligt utan inloggning genom länk från Kundens intranet eller motsvarande. Kontur skall ge Kunden, i egenskap av premiumkund, prioritet i handläggningen. Då Kunden är Premiumkund prioriteras dessa förfrågningar och påbörjas inom en timma under kontorstid (8:30 – 17:00). Kontur kontaktar Kundens konferensbokare och bekräftar mottagen förfrågan samt tar in eventuellt kompletterande information om Kundens krav och önskemål gällande konferensen.

Kontur initierar sökning och sammanställer presentationer av tillgängliga alternativ. Presentationerna skall innehålla beskrivande information och jämförande data om respektive anläggning, specifikation av kostnader och andra kommersiella faktorer.

Presentation skall skickas till Kunden via e-mail. Även presentation via telefon kan förekomma (i första hand mindre konferenser och sammankomster vid en nära förestående tidpunkt).

Om Kunden önskar, arrangerar Kontur visningsresor till de presenterade anläggningarna. Betalning av kostnader för visningsresor överenskommes mellan parterna från fall till fall.

För att säkerställa tillgång till erforderlig kapacitet och andra resurser under Kundens beslutsprocess kan Kontur reservera plats (preliminärboka) presenterade konferensanläggningar.

Vid slutligt val av anläggning upprättar Kontur en förmedlingsbekräftelse som skickas till Kunden och till den valda anläggningen.

Efter genomförd konferens skickar Kontur ett utvärderingsunderlag till Kunden.
I fall av reklamation skall Kontur vara Kunden behjälplig i dialog med den valda anläggningen.

Statistik
Kontur redovisar statistik kvartalsvis till Kunden. Statistiken innehåller genomförda bokningar med sammanställning av varje bokning, bokat värde, datum, antal personer och bokad anläggning.

Övriga tjänster
I tillägg till ovan, tillhandahåller Kontur Konferens tillhandahåller följande konferenstjänster till Kunden.
- Förslag och förmedling av artister (kostnadsfritt)
- Förslag och förmedling av talare (kostnadsfritt)
- Förslag och förmedling av transportlösningar (kostnadsfritt)
- Förslag och förmedling av aktiviteter (kostnadsfritt)
- Konferensadministration; webbaserad deltagarregistrering (kostnadsfritt)
- Kreditkortsdebitering, logibokning, fakturering/reskontra, leverantörsbetalningar,
momsredovisning och ekonomisk slutavstämning (enligt Avtalad prislista)
- Assistans på plats under konferens; deltagarmottagning/avprickning mm (enligt Avtalad
Prislista)
- Projektledning och löpande samordning av konferensen under såväl planeringsfas som
genomförande (enligt Avtalad Prislista)

Avstämningsmöten
Parterna skall om inte annat beslutas träffas en till två gånger per år i syfte att utvärdera samarbetet och vid eventuellt behov enas om ändringar i samarbetet.

Valfritt tillägg - Rutin för fakturering och betalningar
För att ge Ditt företag en enhetlig och effektiv leverantörsbetalningsrutin kan Kontur fungera som Er enda leverantör vad gäller konferenser, det vill säga alla fakturor kommer från oss och alla betalningar sker till en och samma mottagare.

Betalning av konferenser, avseende bokningar som Kunden gör genom Kontur enligt detta avtal, skall göras till Kontur Konferens klientmedelskonto.

Denna tjänst innebär inga påslag. Konferensanläggningens specificerade nettofaktura redovisas för Er som kund. En administrativ avgift utgår som redovisas och faktureras årsvis i efterskott.

Vill Du veta mer? Vill Du att vi mailar det kompletta avtalsförslaget? Ring eller maila Bobo Karlsson på Kontur Konferens, 08-583 610 60, Bobo.Karlsson@KonturKonferens.se

FÖRFRÅGAN