Deltagaradministration - Administrera konferens och kongress - deltagarregistrering
DELTAGARADMINISTRATION – KONTURS HELHETSLÖSNING FÖR EFFEKTIV HANTERING AV DELTAGARE
Planerar du att genomföra en större konferens eller kongress? Kanske med hundratals deltagare från många olika platser. Oavsett om ditt arrangemang genomförs digitalt, fysiskt eller kanske som hybridmöte erbjuder Kontur Konferens en heltäckande tjänst som innebär enkel, smidig och effektiv hantering av hela processen, från inbjudan till slutavstämning av konferensprojektet.
Inbjudan online – hemsida för registrering
Vi sätter upp en onlinetjänst för inbjudan och anmälan. De inbjudna når anmälningsformuläret via länk på er egen hemsida eller via länk i email. Här kan var och en registrera sina kontaktuppgifter och ange särskilda önskemål, allt styrt efter de parametrar du sätter upp.
Logibokning
Anmälningsformuläret kan också innehålla möjlighet att boka logi. Vi bistår med upphandling av lämpliga hotell och håller reda på tillgänglig kapacitet, vad gäller olika rumskategorier på respektive valt hotell, ändringar och avbokningstider.
Betalning av avgift och logi
Anmälningsavgiften kanske ska betalas med kort – inga problem – vår rutin innefattar en modul för säkra kortbetalningar. Alternativt, om du så önskar kan deltagarna begära att bli fakturerade. Kontur Meetings and More aktiverar då en tilläggstjänst för fakturering, påminnelser och kundreskontrabevakning. Hotellrum ska kanske betalas separat av respektive deltagare eller bakas in i anmälningsavgiften – återigen – inga problem. Du bestämmer förutsättningarna, vi anpassar tjänsten därefter.
Seminarier - parallella spår
Om din konferens innehåller ett konferensprogram med ett flertal seminarier parallellt kan vi sätta upp rutinen så att varje deltagare i förväg kan anmäla sig till specifika seminarier och på så sätt lägga upp ett individuellt ”spår” genom konferensen. Deltagaren får ett eget schema och du kan i förväg dimensionera konferenslokaler så det passar med antalet anmälda deltagare.
Omröstning, val och beslut
Konturs helhetslösning kan även innefatta mötets procedurer för interaktivitet i beslut - exempelvis godkännanden, omröstningar och val.
Löpande uppföljning
Du får löpande rapporter på anmälningsläget, nya deltagare, avbokningar och ändringar. Även respektive hotell får löpande rapporter över anmälningsläget.
Betalning av fakturor, ekonomisk slutredovisning
I tjänsten kan du även välja att Kontur Meetings and More svarar för betalning av fakturor till exempelvis hotell och andra leverantörer, redovisar moms och gör en ekonomisk slutredovisning.
Konferera Digitalt
Planerar Du att hålla mötet digitalt? Kontur Konferens ger dig en helhetslösning för hela arrangemanget. Läs mer på ”Digitala Möten”
Välkommen att kontakta oss på Kontur för eventuella frågor och mer detaljer om tjänsten, telefon
08-583 610 60
031-15 70 80
040-23 12 12
Behöver du råd, få förslag och offert gällande en helhetslösning för Din konferens? Maila Dina frågor, förutsättningar och krav till:
Bokning@KonturKonferens.se
Planerar du att genomföra en större konferens eller kongress? Kanske med hundratals deltagare från många olika platser. Oavsett om ditt arrangemang genomförs digitalt, fysiskt eller kanske som hybridmöte erbjuder Kontur Konferens en heltäckande tjänst som innebär enkel, smidig och effektiv hantering av hela processen, från inbjudan till slutavstämning av konferensprojektet.
Inbjudan online – hemsida för registrering
Vi sätter upp en onlinetjänst för inbjudan och anmälan. De inbjudna når anmälningsformuläret via länk på er egen hemsida eller via länk i email. Här kan var och en registrera sina kontaktuppgifter och ange särskilda önskemål, allt styrt efter de parametrar du sätter upp.
Logibokning
Anmälningsformuläret kan också innehålla möjlighet att boka logi. Vi bistår med upphandling av lämpliga hotell och håller reda på tillgänglig kapacitet, vad gäller olika rumskategorier på respektive valt hotell, ändringar och avbokningstider.
Betalning av avgift och logi
Anmälningsavgiften kanske ska betalas med kort – inga problem – vår rutin innefattar en modul för säkra kortbetalningar. Alternativt, om du så önskar kan deltagarna begära att bli fakturerade. Kontur Meetings and More aktiverar då en tilläggstjänst för fakturering, påminnelser och kundreskontrabevakning. Hotellrum ska kanske betalas separat av respektive deltagare eller bakas in i anmälningsavgiften – återigen – inga problem. Du bestämmer förutsättningarna, vi anpassar tjänsten därefter.
Seminarier - parallella spår
Om din konferens innehåller ett konferensprogram med ett flertal seminarier parallellt kan vi sätta upp rutinen så att varje deltagare i förväg kan anmäla sig till specifika seminarier och på så sätt lägga upp ett individuellt ”spår” genom konferensen. Deltagaren får ett eget schema och du kan i förväg dimensionera konferenslokaler så det passar med antalet anmälda deltagare.
Omröstning, val och beslut
Konturs helhetslösning kan även innefatta mötets procedurer för interaktivitet i beslut - exempelvis godkännanden, omröstningar och val.
Löpande uppföljning
Du får löpande rapporter på anmälningsläget, nya deltagare, avbokningar och ändringar. Även respektive hotell får löpande rapporter över anmälningsläget.
Betalning av fakturor, ekonomisk slutredovisning
I tjänsten kan du även välja att Kontur Meetings and More svarar för betalning av fakturor till exempelvis hotell och andra leverantörer, redovisar moms och gör en ekonomisk slutredovisning.
Konferera Digitalt
Planerar Du att hålla mötet digitalt? Kontur Konferens ger dig en helhetslösning för hela arrangemanget. Läs mer på ”Digitala Möten”
Välkommen att kontakta oss på Kontur för eventuella frågor och mer detaljer om tjänsten, telefon
08-583 610 60
031-15 70 80
040-23 12 12
Behöver du råd, få förslag och offert gällande en helhetslösning för Din konferens? Maila Dina frågor, förutsättningar och krav till:
Bokning@KonturKonferens.se
