KONFERENSANLÄGGNINGAR.SE
DET NORDISKA NÄTVERKET FÖR KONFERENSBOKNING konferens i norden Kontur Konferens


KONFERENSANLÄGGNINGAR.SE - HÄR FINNER DU MER ÄN 1000 HOTELL OCH ANLÄGGNINGAR FÖR KONFERENS I HELA SVERIGE HÄR FINNER DU MER ÄN 1 000 HOTELL OCH ANLÄGGNINGAR FÖR KONFERENS I HELA SVERIGE

Konferens & avbokningsregler

Avbeställning av bokat arrangemang

Villkoren vid avbeställning av ett bokat arrangemang regleras i det bokningsavtal som träffades mellan Dig som kund och konferensanläggningen när bokningen bekräftades. Bokningsavtalets parter är alltså Du/den organisation Du företräder och konferensanläggningen (Kontur Konferens roll är endast förmedlande).

Generellt reglerar avbokningsvillkoren hur stor avbokningsavgift som ska tillämpas, beroende på hur nära inpå konferensens startdatum avbokningen meddelas. Principen är alltså att om avbokningen sker lång tid innan konferensens start utgår ingen avbokningsavgift eftersom anläggningen då har en möjlighet att ställa om den bokade kapaciteten till annan kund. Om bokningen å andra sidan görs relativt nära inpå konferensens start uppgår avbokningsavgiften till hela bokningsvärdet, eftersom anläggningens möjlighet att vid denna tidpunkt ställa om den bokade kapaciteten till annan kund är minimal.

Villkoren anger en tidsgräns, dvs ett minsta antal dagar eller veckor (alternativt senaste tidpunkt) fram till vilken avbokning kan göras kostnadsfritt, dvs utan att avbokningsavgift utgår. I de flesta avbokningsvillkor tillämpas därefter en "trappa" med successivt ökande avbokningsavgift samt en tidsgräns (alternativt tidpunkt) efter vilken 100% av bokningens värde skall erläggas i avbokningsavgift.

Bokningsavtalet och dess avbokningsvillkor är alltså "unikt" så tillvida att det som specifikt anges i avtalet gäller oavsett förekommande standardvillkor, branschkutym etc.

Många konferensanläggningar och konferenshotell i Sverige följer branschorganisationen Visitas rekommendationer vad gäller avbokning av hela eller delar av ett konferensarrangemang. Om bokningsavtalet inte specifikt anger avbokningsvillkoren i detalj, utan istället innehåller en hänvisning till Visitas rekommenderade regler, så gäller dessa regler för avtalet.

Visitas rekommendationer säger att avbeställning skall ske skriftligt. Vid avbokning/avbeställning senare än 4 veckor före arrangemangets startdag skall konferensköparen ersätta hotellet/konferensanläggningen med en bestämd procentsats av köpets värde. Den procentsats som skall tillämpas skall vara angiven i hotellets/konferensanläggningens bokningsbekräftelse gällande arrangemanget. Om kunden endast avbokar del av hela arrangemanget skall ersättningen till hotellet/konferensanläggningen endast avse den avbokade delen.


Håll noga koll på konferensanläggningens specifika avbokningsregler!

Tidsgränser för kostnadsfri avbokning på långt mer än 4 veckor är vanligt förekommande. I samband med större bokningar kan gränsen för att avboka utan avbokningsavgift vara ett halvår och i vissa fall ännu längre tid.


De flesta följer sina avbokningsregler strikt

Det är alltid tråkigt, både för konferensköparen och konferenshotellet/konferensanläggningen, när ett arrangemang måste avbokas sent och nära inpå planerat datum. Avbokningsvillkoren med dess tidsgränser för avbokningsavgift är satta med hänsyn till att anläggningen har "blockat" den bokade kapaciteten, schemalagt personal mm för att leva upp till bokningsavtalet. Att med kort varsel sälja kapaciteten till annan kund är sällan möjligt.

Detta gör att konferensanläggningar i regel inte gör avsteg från avtalets avbokningsvillkor.







FÖRFRÅGAN