KONFERENSANLÄGGNINGAR.SE
DET NORDISKA NÄTVERKET FÖR KONFERENSBOKNING konferens i norden Kontur Konferens


KONFERENSANLÄGGNINGAR.SE - HÄR FINNER DU MER ÄN 1000 HOTELL OCH ANLÄGGNINGAR FÖR KONFERENS I HELA SVERIGE HÄR FINNER DU MER ÄN 1 000 HOTELL OCH ANLÄGGNINGAR FÖR KONFERENS I HELA SVERIGE

Artiklar om Konferenser - erfarenheter, råd tips och rekommendationer

SÄLJKONFERENS

Konferens för säljteamet! Läs om erfarenheter, tips och råd från oss på Kontur Konferens!

Syfte med säljkonferensen
Planerar du att samla säljorganisationen till ett möte. Vad är syftet? Kanske att kombinera nytta med nöje. Företaget har nya erbjudanden och produkter, nya mål, kanske en uppdaterad strategi, kanske organisatoriska förändringar, nya arbetssätt – ett antal viktiga ämnen att kommunicera på konferensen. Samtidigt kanske du vill uppmärksamma ett uppnått gott resultat av teamet och/eller lyfta fram och premiera enskilda insatser. Vissa säljkonferenser fokuserar mer på förstärkning av ”mjuka” värden såsom individ- eller grupputveckling, motivation och det som populärt kallas teambuilding. Därmed blir den sociala aspekten på mötet kanske än viktigare.

Börja därför med att definiera syftet med konferensen, kort och gott, varför har vi konferensen. Syftet med säljkonferensen kan bestå av flera delar, varav vissa delar kanske inte ska kommuniceras i förväg medan andra kan. Företagsledningen har kanske identifierat problem och brister i organisationen och i säljprocessen – något man inte alltid vill kommunicera – i alla fall inte i förväg. Väsentligt är dock att alltid kommunicera ett syfte, även om det endast är en del, när det bjuds in till säljmötet. Formulera också gärna ett övergripande tema eller rubrik på säljmötet som skapar samklang med syftet.

Nära förknippat med denna formulering är givetvis målet med mötet – vad ska uppnås?

Vilka ska delta i säljkonferensen?
”Alla i företaget är säljare” brukar framhållas. Visst ska det väl vara så. Med den utgångspunkten ska alla vara med på säljkonferensen. Ändå är det ofta så, att företaget har en dedikerad säljorganisation, till vilken de medarbetare hör som bär det regelrätta ansvaret för att genomföra säljtransaktioner och som verkar i företagets säljprocess. Att själva säljorganisationen ska delta torde vara självklart.

Ska fler delar av företaget delta? Ett framgångsrikt säljteam behöver i regel vara väl förtrogna med andra delar i organisationen och hur dessa processer fungerar; exempelvis leverans, administration, produktutveckling, kundsupport. Förändringar i dessa funktioner, planerade eller nyligen genomförda, kan därför motivera att åtminstone ansvariga från andra relevanta funktioner deltar i mötet. Deltagande av dessa andra funktioner kan ju också stimulera till mer säljorienterat tänk hos dessa deltagare.

Alternativt, kan säljkonferensen mer konkret syfta till att förbättra prestationen i kärnuppgiften, nämligen att teamet och dess individer ska åstadkomma säljavslut. I detta fall, kan det vara värt överväga att enbart de medarbetare som direkt bär detta ansvar deltar i säljkonferensen. Därmed kan sammansättningen av deltagare bidra till mer renodlat fokus på själva säljprocessen och vad som krävs av teamet i sig för att prestera, snarare än att mötet förskjuts till att handla om ”beroendet” av andra funktioner i företaget.

I regel är företagets högsta ledning höggradigt engagerat i försäljningen; dess prestationer och utveckling. Det är därför högst vanligt att företagsledande personer deltar i säljkonferensen. Detta är ofta mycket välgörande för mötet och inspirerande för deltagarna. För att lägga grund för hög aktivitet från varje individ under säljmötet, kan det dock i vissa fall vara lämpligt att företagsledningen deltar i vissa delar av programmet.

Mötets utformning
För att uppnå säljmötets syften, få alla deltagare att förstå budskapet – och skapa ett avtryck som består – är utformningen av mötet väsentligt.

Utformningen styrs givetvis till stor del av konferensens karaktär; ett renodlat ”arbetsmöte”, en kombination av arbete och sociala inslag eller en mer genomgående inriktning på icke direkt arbetsrelaterat innehåll.

Den gemensamma nämnaren är ju företagets försäljning. Framgångsrik försäljning anses ofta vara en kombination av väl fungerande försäljningsprocess, motiverade medarbetare - därmed torde en kombination av arbetsmöte och sociala aktiviteter vara det mest förekommande.

En lyckad säljkonferens gynnas av hög personlig aktivitet från deltagarna. Inslaget av ”föredrag” ska vara begränsat. Stort utrymme ska reserveras till mötesformer och aktiviteter som uppmuntrar till personligt engagemang och kreativitet.

Gemensamma övningar, diskussioner etc kan kombineras med gruppvisa aktiviteter. Vi rekommenderar att du väljer en riktigt stor lokal snarare än ett antal utspridda grupprum. Det möjliggör att grupparbete i första hand sker med grupperna allokerade till olika delar av en och samma i en och samma lokal. Därmed skapas högre dynamik. Samhörigheten bibehålls. Tiden för logistik och ”tomgång” under själva säljmötet, nedbringas till ett minimum.

Vid gruppindelade moment rekommenderar vi att ändra gruppernas sammansättning mellan varje gruppövning, ett sätt att luckra upp informella strukturer och främja idéutbyte mellan fler individer. Rotationen av gruppsammansättningen kan kräva aktiv styrning från programledaren eftersom individer tillhörande en informell struktur lätt tyr sig till varandra och ”råkar hamna vid samma bord”.

Avsätt erforderlig tid konferensen
Vi rekommenderar att när man samlar säljorganisationen till konferens, avsätts kalendertid i sådan omfattning att tid även finns för ”icke arbetsrelaterade” tidsblock. Personliga upplevelser; spänning, humor, annorlunda aktiviteter, fysisk och mental anspänning grundar förutsättningar för en konferens som sätter starkt avtryck, lösgör relationsbarriärer samt frigör spontanitet och kreativitet.

Konferensprogrammets upplägg i stort
Inled med en aktivitet. Samlas en större grupp där deltagarna härrör från olika organisatoriska, kanske geografiskt skilda delar eller med deltagare som är nyanställda, kan det vara lämpligt att starta konferensen med en aktivitet, snarare än att gå direkt in i en arbetsrelaterad session. Syftet med denna inledande konferensaktivitet(”bekantskapsterapi”) är helt enkelt att få deltagarna att känna sig trygga, avslappnade och släppa fram spontanitet. Denna aktivitet ska för att få mest effekt vara okänd till dess innehåll för konferensdeltagarna. Det oväntade och annorlunda skapar bäst resultat. Vi på Kontur kommer gärna med förslag med utgångspunkt från gruppens storlek, sammansättning och historia samt konferensens tema och upplägg i övrigt.

Första mötespasset – gemensam öppning
Därefter kan det vara lämpligt att samla hela gruppen till en gemensam ”Öppning” av mötet. Att klart och tydligt inför alla samlade förklara varför man sammankallat till säljkonferens, vad konferensens syfte och övergripande tema är samt vilka mål som eftersträvas, är viktigt att kommunicera tidigt. Erfarenheten säger också att detta budskap ska repeteras – antingen verbalt direkt av den som leder introduktionen eller genom frågor till deltagarna där några får repetera (och omformulera syfte, tema och mål) och därigenom verifiera förståelse. Att frågor ställs till deltagarna redan på ett inledande stadium i öppningen skapar i regel mer uppmärksamhet hos auditoriet.

Formerna för hur konferensen ska bedrivas behöver inte kommuniceras. Praktiska ”konferenslogistiska” frågor behöver heller inte beröras i introduktionen, eftersom detta skapar ”utspädning” av introduktionens budskap. Konferenslogistik och annan praktisk information bör istället vara utförligt dokumenterad och ska tillhandahållas deltagarna senast vid ankomsten till konferensanläggningen. Vid större konferenser kan Kontur anlitas för att på plats under konferensen bistå med bakgrundssupport, logistik och mötesdokumentation.

Strävan ska vara att hålla introduktionspasset – den gemensamma öppningen av konferensen – kort och koncentrerad - samt fri från oväsentligheter. Ett öppningspass bör sällan överstiga 30-45 minuter.

Fortsättningen – individens engagemang på säljkonferensens arbetspass
En naturlag för konferenser är att om mötet ska skapa effekter som är bestående, vi kallar det avtryck, hos deltagarna, krävs mentalt engagemang.

För att få varje deltagare att inte bara delta fysiskt utan och mentalt, fordras i regel att mötesformen bryts ned i mindre grupperingar. Även på en säljkonferens med ett mindre antal deltagare rekommenderas att gruppen delas i mindre enheter, ned till 2-3 personer per enhet.

En metod är sedan att grupperna tilldelas uppgifter vars innehåll skapar förståelig logik med konferensens övergripande tema. I detta sammanhang finns olika tillvägagångssätt, där antingen varje grupp erhåller samma uppgift, alternativt att varje grupp tilldelas olika uppgifter som senare under konferensen kan sättas samman i ett helhetsresultat.
Tiden för arbetet med en uppgift bör inte överstiga 30 minuter. Därefter bör redovisning ske, oftast ”in plenum” inför samtliga deltagare. Seminarieledaren bör aktivt inhämta kommentarer från andra grupper under och direkt efter en grupps redovisning.

Skall arbetet fortskrida i fler uppgifter, bör gruppernas sammansättning förändras – detta skapar maximal ”dynamik”.

Pauser ska vara korta men frekventa – minst en kort paus per timme. Pauserna bör vara gemensamma. De ska inte komma på givna klockslag utan när det passar med hänsyn till mötets faktiska läge, dvs vid lämpliga övergångar. Här har seminarieledaren en viktig styrande funktion.

Konferensdagens längd
Konferenser är till för människor. Konferenser är ett avbrott i arbetets vardag. Med stöd av dessa reflektioner bör den ”arbetsrelaterade” delen av konferensen rundas av allra senast vid klockan 17. Bryt där och låt deltagarna verkligen uppleva att detta inte är en ”vanlig” arbetsdag.

Arrangemang på säljkonferensen – stämningshöjande, utvecklande, minnesvärda, omtalade

Tiden från klockan 17 och fram till läggsdags (denna tidpunkt varierar väl bland annat med hänsyn till vad som ska åstadkommas dagen därpå?) kan bli konferensens ”grädde på moset”.

17 – 19.30: Engagera konferensdeltagarna i en spännande tävling – exempel:
• Orientering på land eller vatten
• Mångkamp med blandning av fysiska och intellektuella utmaningar
• Båtutflykt
• Olika delmoment med gemensamt tema:
o Is; längdskridsko, isjakt, isskulptering
o Vatten: vattenskidor, windsurfing, miniribbåtsrace
• Kontur har ytterligare ett hundratal förslag…

19.30 – 20.00: Samling inför middagen, prisutdelning, fördrink, mingel

20.00: Middag med underhållning och överraskningar. Kontur hjälper dig med exempelvis
• Artister; kända såväl som okända; humortema, schlagertema, allsång
• Stand up-komiker
• Trollkarlar
• Överraskande inslag som får deltagarna att undra – ”är detta planerat eller inte…”

Efter middagen: musikfrågesport, DJ, dans till dansband

Beroende på ambition, budget och innehållets omfattning fastställs den totala tiden för konferensen. Vi rekommenderar att, snarare än att trycka in en mängd information, grupparbeten på en arbetsdag, låta mötet pågå en dag extra. Det ligger ett stort värde i att anpassa tidsutrymmet så att spontana diskussioner möjliggörs, där varje deltagare komma till tals – och bolla upp idéer.

Författare:




Checklista, erfarenheter, råd och tips vid genomförande av kundkonferens.

Författare:


Datum: 2013-09-17


Ett bra sätt att stärka banden till sina kunder är att arrangera konferens. Ekonomiskt är en konferens ofta att föredra framför individuella kundbesök i och med att man involverar många kunder under en förhållandevis kort tid. Upplevelsen för kunden är också i regel betydligt större vid en konferens och avtrycken man sätter som leverantör blir starkare och mer långvariga.

Förena nytta med nöje
Möten för användare, återförsäljare och andra former av konferenser med sina affärspartners kan kombinera nytta med nöje i flera avseenden. I grund och botten torde det grundläggande syftet vara att stärka relationerna, trygga fortsatt försäljning och givetvis sträva efter ökat engagemang. Detta kan givetvis uppnås genom allmän promotion och relationsbyggande under mötet. Programinnehållet i många kundkonferenser är därför inriktat på det sociala inslaget, det vill säga, att ”träffas och trivas”; lättsamma presentationer, njutbara måltider, medryckande konferensaktiviteter, kanske i förening med en utflykt, trevlig underhållning och eftersnack i baren. Bra nog. Många gånger är detta fullt tillräckligt för att nå de effekter som åsyftats. Ju bättre planeringen är - valet av miljö, geografiskt läge och konferensanläggning samt programmets utformning - desto större är sannolikheten att deltagaranslutningen och deltagarnas respons motsvarar målsättningen.
Samtidigt förefaller tidsutrymmet bli en alltmer avgörande faktor, vilket ställer än större krav på att ett möte präglat av socialt umgänge ska samla ett önskvärt antal anmälningar.
För att nå ut och attrahera många inbjudna kan det vara lämpligt att skapa en tydligt professionell nytta att ta del i mötet. Om kunderna känner att mötet ifråga utvecklar deltagarna, utbildar, ger möjlighet till utväxling till ömsesidig utväxling av idéer och önskemål – något som har en direkt relation till kundernas professionella förmåga – ja, då ökar mötets attraktionskraft.

Beroende av komplexiteten i leverantörens produkt- eller tjänsteutbud byggs programmet mer eller mindre omfattande. I många fall kan det vara av värde att skapa ett program med flera parallella spår, med seminarier för såväl specialister som för beslutsfattare i kundernas organisationer. På så vis kan deltagarantalet per kund ökas – ”konferensen är av nytta för både chefer och medarbetare” och kontaktytan mot respektive kund breddas och fördjupas på fler nivåer. En kund-leverantörrelation byggs erfarenhetsmässigt starkast om den verkar på fler nivåer i respektive organisation.

Som exempel tar vi en konferens där en leverantör av ett programsystem bjuder in sina kunder. Systemet består ofta av moduler som olika medarbetare inom kundens organisation är specialiserade på. De olika modulerna kan behandlas på olika parallella seminariespår. Varje spår kan i sin tur innehålla seminarier med inriktning på ”best practise” i befintliga versioner, nyheter i nya releaser och kanske därtill interaktiva inslag där idéer och tänkbara framtida utvecklingsvägar diskuteras. Parallellt med dessa ”produktseminarier” kan mer strategiskt betonade seminarier hållas om exempelvis affärsutveckling och branschtendenser. Sammantaget innebär ju detta att många kontaktytor utvecklas under konferensen. Tveka därför inte att när det kommer till konferens, inte endast engagera chefer och säljteamet. Ta ut i stort sett hela organisationen, flytta supporten till konferensanläggningen under tiden för konferensen, involvera även programmerarna i seminarier. Detta stimulerar den egna organisationen och skapar ökat engagemang för företagets ”affär”.

Val av konferensanläggning
Var ute i god tid med planeringen. Ju större deltagarantal, desto färre är anläggningarna som har kapacitet att hantera deltagarantalet. Arrangerar du en konferens för mer än 200 deltagare är utbudet av anläggningar så begränsat att man bör boka anläggning senast 9 månader innan tidpunkten för konferensens genomförande, i synnerhet om du inriktar dig på en viss geografisk avgränsning.

Kommer konferensen att inbegripa femhundra deltagare eller fler, bör man inte begränsa sig till en viss region geografiskt, utan istället initialt utvärdera alternativ i hela landet.
Ett antal parametrar ska vägas ihop vid val av anläggning. Här följer några av de kriterier som definitivt bör inbegripas.

- Det geografiska läget i förhållande till deltagarnas transportbehov. Detta kriterium formas utefter de restider som krävs för deltagarna, liksom av konferensens omfattning i tid från början till slut.

- Stil och karaktär, ta stor hänsyn till vilken typ av omgivning, miljö och anläggningsstil deltagarna appellerar på. Utländska kunder har inte sällan en ”romantisk” bild av Sverige och den svenska naturen, vilket kan vara en anledning till att beakta anläggningsalternativ utanför storstadsregionerna. I Mälardalen finns ett flertal anläggningar med natursköna, sjönära lägen som i regel nås inom en timme. Bedömer du att några timmars restid med tåg, buss eller bil är acceptabelt kan platser som till exempel, Tällberg i Dalarna, Trosa i Sörmland, Stockholms Skärgård eller något av Sveriges vackra konferenslott vara värda att överväga.

- Konferensanläggningens kapacitet och flexibilitet vad gäller konferenslokaler; huvudlokal och grupprum. Vilka anläggningar motsvarar bäst den mötesform du tänkt dig – kapacitet för gemensamma sessioner, parallella seminariespår, demonstrationer, utställningsytor och gruppvisa arbeten.

- Anläggningens logistiska möjligheter vad gäller måltider, ställt i förhållande till deltagarantalet och konferensprogrammet.

- Anläggningens faciliteter, kanske såväl inom- som utomhus. Passar anläggningen för de aktiviteter du planerat? Finns faciliteter såsom spa, gym och pool. Vilka utomhusaktiviteter står till buds i anläggningens omgivningar. Har du planerat för middagsunderhållning är det viktigt att fastställa hur denna kan genomföras med hänsyn till andra konferensgrupper, och vilken scenutrustning som finns.

I regel hittar man inte en anläggning som är ”perfekt” i alla avseenden. Det blir nästan alltid kompromisser i något avseende. Bestäm därför inte konferensens upplägg och programinnehåll i detalj förrän du valt anläggning.

Strukturerat program
Programmet för konferensen är utomordentligt vitalt. Programmet ska givetvis fungera som körplanen för konferensens genomförande, något som alla involverade resurser har att förhålla sig till i detaljförberedelserna. Men det ska också fungera som varudeklaration när inbjudan skickas ut. Ett genomarbetat program som redovisas i samband med inbjudan har visat sig skapa bäst respons vad gäller anmälningsfrekvens - ett program som i utförligt redovisar konferensens övergripande syfte, inbjudna deltagare, externa resurser såsom exempelvis talare, men som också i detalj innehåller klockslag, olika seminariespår och dess, innehåll timme för timme.

Programstrukturen från konferensens början till slut
Ett kundmöte innebär ofta ett möte mellan människor som inte träffas ofta eller kanske aldrig träffats tidigare. Dynamiken och spontaniteten i gruppen kan därför mer eller mindre hämmas, åtminstone inledningsvis i mötet. Detta kan förebyggas genom att lägga en konferensaktivitet tidigt i programmet som enbart syftar till att deltagarna personligen ska bekantas med varandra. En konferensaktivitet tidigt i mötet kan också bilda en gemensam nämnare – ett naturligt samtalsämne genom resten av konferensen. Ju mer unik konferensaktivitet, ju mer effekt har den, såväl under det fortsatta mötet som i efterhand.
En programstruktur för en tvådagarskonferens kan se ut som följande:

Dag 1
Morgonen: Välkomstanförande, max 30 minuter
Förmiddagen: Konferensaktivitet
Lunch
Eftermiddagen: Block 1 - Seminarier i parallella spår
Förflyttning, fika
Eftermiddag: Block 2 – Seminarier i parallella spår
Förflyttning, fika
Eftermiddag: Block 3 – Seminarier i parallella spår
Tiden mellan det sista seminarieblocket och middagen: Social aktivitet, i kombination med samling före middagen, prisutdelning och highlights från förmiddagens aktivitet
Middag, gärna med tal, allsång och extern underhållning
Efter middagen, musikfrågesport

Dag 2
Gemensamt seminarium till frukosten
Blockvisa seminarier fortsätter under förmiddagen och tidiga eftermiddagen
Gemensam avslutande session mitt på eftermiddagen: sammanfattningar, spontana kommentarer om konferensen, idéer och diskussion om nästa möte.

Konferensdeltagare med lång resväg
Vissa deltagare kan ha lång resväg till konferensen. De kanske behöver anlända dagen innan och likaså avresa dagen efter. Skapa en genomtänkt logistik även för dessa deltagare, vad gäller logi och måltider utanför själva programmet. Det kanske till och med kan vara värt att inkludera ytterligare någon aktivitet för dessa – exempelvis en guidad tur i konferensanläggningens omgivningar – eller en middag med företrädare från konferensarrangören.

Transfer
Kommer många deltagare inresande från andra delar av landet eller kanske till och med från utlandet? I sådana fall är det viktigt att göra en plan för hur de inresande deltagarna tar sig från flygplatser och tågstationer till konferensanläggningen. En genomtänkt transferplan skapar en bra inramning av mötet. Det bästa är att erbjuda en anpassad transportlösning med chartrade bussar eller genom specialavtal med taxiföretag. Om du inte avser att inkludera detta, ge utförlig information om olika transferalternativ i inbjudan.

Dokumentation och Uppföljning
En konferens kan sätta mer eller mindre starka och bestående avtryckhos deltagarna. Dokumentera mötet väl, avsätt gärna en medarbetare eller extern resurs med huvuduppgift att dokumentera mötet i text och bild – detta förlänger intrycken hos deltagarna. Detta kan göras mer eller mindre ambitiöst, genom till exempel alltifrån intervjuer med seminarieledare och deltagare till referat och videoinspelning. Skapa ett proffsigt material som kan distribueras elektronsikt till deltagarna i efterhand. Beroende på mötets syfte och behovet av publik exponering, kan det vara värt att i förväg informera om konferensen i olika kanaler för medial bevakning.

Behöver du hjälp med planering och genomförande?

De flesta kundkonferenser genomför den inbjudande organisationen i egen regi, med egna medarbetare som står för alltifrån idé till planering och genomförande – och resultat blir i de flesta fall alldeles utmärkt.

Men ibland är tiden knapp och fantasin kanske tryter. Kontur Konferens erbjuder hjälp med hela konferensprojektet, från ”ax till limpa”, alternativt med vissa delmoment.

Genom Kontur kan du bland annat få följande tjänster:

- En övergripande projektledare som ansvarar för hela planeringsfasen och konferensens genomförande.

- Utvärdering och bokning av konferensanläggning; råd rekommendationer och referenser

- Utformning av konferensprogrammet
- Inbjudan och registrering av deltagare, med löpande rapportering till dig som uppdragsgivare

- Upphandling av artister, talare och aktivitetsbolag

- Ekonomisk administration; debitering av deltagaravgifter, leverantörsbetalningar och ekonomisk rapportering

Ansvarig för dessa projekt på Kontur Konferens är Bobo Karlsson. Du når Bobo på bobo.karlsson@meetingsandmore.se








FÖRFRÅGAN