Konference Helsingborg

Forespørgsel - behovsanalyse - tilbud/forslag - booking - detaljeret planlægning - opfølgning.

Den service, der er beskrevet nedenfor, er gratis for dig som kunde. Den finansieres af de faciliteter, der er en del af det digitale netværk Konferensanläggningar.se. De priser, du modtager, er de priser, der er fastsat af faciliteterne, dvs. uden ændringer eller tillæg.

Forespørgsel
Ved at sende en forespørgsel til os hjælper vi dig med at nå ud til alle konferencefaciliteter, der matcher dine krav og ønsker, på få sekunder. Det digitale netværk Konferensanläggningar.se omfatter mere end 3.000 faciliteter - heraf ca. 200 i Skåne og i alt ca. 2.500 i Sverige - et meget bredt udvalg af mødefaciliteter, som vi når med et tryk på en knap; slotte, herregårde, byhoteller, krogårde, resorts, spahoteller, hideaways, kursuslokaler og kongrescentre - i alle prisklasser fra lavbudget til luksus.

Behovsanalyse
Når vi har modtaget din forespørgsel, kontakter vi dig (normalt pr. telefon) for at bekræfte, at vi har modtaget din anmodning. Vi tjekker flere detaljer, krav og ønsker, som er vigtige for dit arrangement - så vi kan give dig det mest passende og matchende forslag. Så jo flere detaljer, jo mere præcist bliver forslaget, f.eks. et bestemt geografisk område, en bestemt beliggenhed, måske en bestemt type facilitet, muligheden for at udføre en bestemt aktivitet, nærhed til offentlig transport, budgetniveau og mange andre kriterier. En "flaskehals", som i høj grad begrænser udvalget af tilgængelige faciliteter, er ofte datoen for konferencen. Hvis du kan komme i tanke om alternative datoer, kan vi som regel finde flere ledige lokaler.

Forslag/tilbud
Baseret på behovsanalysen kontakter vi alle de faciliteter, der matcher dine krav og ønsker. Faciliteterne opretter deres tilbud, fastsætter priser, besvarer detaljerede spørgsmål osv. direkte i vores bookingsystem Orkidé (som er en integreret del af Konferensanläggningar.se). Det betyder, at alle forslag fra faciliteterne har en ensartet struktur, hvilket giver dig som kunde et godt overblik, når du skal sammenligne de forskellige muligheder.

Du modtager forslaget i form af en e-mail med et link, der fører dig direkte ind i vores bookingsystem. Du kommer til en præsentation, hvor du kan gennemgå de forskellige forslag, sammenligne de samlede omkostninger, se faciliteternes geografiske placering på et kort og alle de angivne detaljer, f.eks. priser, svar på vigtige spørgsmål og afbestillingsbetingelser.

Hvis du vil booke efter specifikation, kan du gøre det digitalt direkte i præsentationen ved at trykke på BOOK-knappen for den facilitet, du ønsker. Men ofte kan der være brug for at justere nogle detaljer, diskutere pris osv. - og så kan du ringe direkte til vores ansvarlige koordinator eller sende en e-mail.

Vores bookingteam har stor viden om og erfaring med konferenceprogrammet. Vores koordinator står naturligvis til rådighed med råd og anbefalinger. Vi hjælper også gerne med prisforhandlinger. Hvis du har lyst til at komme og se faciliteterne, så sig det til vores koordinator, så arrangerer vi rundvisninger.

Booking
Når du foretager en booking, modtager du en bekræftelse fra os. Den bookede virksomhed vil modtage en lignende bekræftelse.

Bookingbekræftelsen er en omfattende specifikation af konferencebookingen, herunder datoer, emner og alle betingelser.

Det bookede mødested vil derefter sende dig deres bookingbekræftelse/bookingkontrakt (bookingkontrakten indgås mellem din organisation og det bookede mødested).

Detailplanlægning
Når bookingen er gennemført, overtager konferencestedets planlægger den direkte kontakt med dig som kunde. I god tid før konferencens start vil du blive kontaktet for en gennemgang af "tidsplanen"; ankomsttidspunkt, kaffepauser, eventuelle allergier og meget mere.

Ved planlægning af mere komplekse arrangementer tilbyder Kontur Konferens en projektlederfunktion (denne service er ikke gratis). Projektlederen bistår med koordinering og rådgivning i hele planlægningsfasen; for eksempel udvikling af programmer, invitationer, deltageradministration, mødeteknik, booking af eventuelle talere, underholdning og transportløsninger.

Vores projektleder kan også være på stedet som koordinator under konferencen.

Opfølgning
Efter konferencen sender vi dig en evaluering, hvor du har mulighed for at bedømme konferencefaciliteten samt skrive dine egne kommentarer om oplevelsen. Evalueringssvarene er meget værdifulde for os, da vores arbejde med rådgivning og anbefalinger således er baseret på løbende kvalitetsopfølgning.

Hvis du har spørgsmål til, hvordan vi arbejder, er du altid velkommen til at ringe eller maile til vores bookingteam - 040-23 12 12 eller bokning@konturkonferens.se

Med venlig hilsen,
Booking team, Kontur Konferens AB